PROGRAM KEAHLIAN PENJUALAN | PELAJARAN 1 MENGIDENTIFIKASI KLAUSUL-KLAUSUL PERJANJIAN |
| MEMPERSIAPKAN PENAGIHAN PEMBAYARAN Kode : PDG.OO 01.037.01 Waktu : X 45 MENIT |
TUJUAN PEMBELAJARAN
Siswa dapat membedakan dan memahami bagian-bagian
Siswa dapat mengerti dan menjelaskan kembali isi dari perjanjian jual beli
Siswa dapat membuat
TEORI PENDUKUNG
Identitas Subyek Dan Obyek Yang Perlu Dicantumkan Dalam Perjanjian Jual-Beli
a. Sebagai pembuktian adanya kesepakatan,
b. Sebagai pedoman bila terjadi perselisihan dikemudian hari
c. Untuk menentukan wilayah hukum, terjadi penuntutan karena salah satu pihak merasa dirugikan.
Bagian dalam
1. Bagian pembuka
2. Bagian isi, dan
3. Bagian penutup.
1. Bagian pembuka,
Bagian pembuka
a. nama perjanjian
Nama perjanjian adalah subyek atau permasalahan yang diperjanjikan. Contoh : perjanjian jual-beli, perjanjian kerja, dan sebagainya.
b. pihak-pihak yang mengadakan perjanjian
pihak-pihak yang mengadakan perjanjian adalah orang atau badan-badan hukum yang mengadakan perjanjian. Pihak yang mengadakan perjanjian harus dituliskan secara lengkap sesuai identitas dirinya.
Identitas diri berupa :
- nama, perseorangan atau badan hukum,
- nomor identitas diri,
nomor Kartu Tanda Penduduk, Paspor, atau Surat Izin Mengemudi bagi perseorangan, dan
nomor Surat-Surat izin usaha untuk badan hukum
- alamat sesuai bukti identitas diri
- untuk siapa dan atas nama siapa ia bertindak
c. pernyataan kesepakatan
2. Bagian isi,
Bagian isi dalam
a. Isi/pasal/kalusa yang dijanjikan
b. Jangka waktu perjanjian diadakan
c. Abritase (cara penyelesaian permasalahan)
d. Sanksi bagi pelanggar perjanjian
e. Penanggung beban biaya-biaya akibat perjanjian
3. Bagian penutup (Klausa Penutup)
Adalah bagian dari
a. Nama pihak yang mengadakan perjanjian
b. Tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian
c. Tempat dan tanggal perjanjian dilakukan
d. Sanksi
Isi Perjanjian Jual Beli
Surat perjanjian jual beli pada umumnya memuat:
1. Nama orang atau perusahaan dan alamat pihak-pihak yang melakukan jual/beli tersebut;
2. Nama, jenis atau type, kualitas dan jumlah barang yang dibeli;
3. Cara jual beli yaitu:
a. Harga barang
b. Syarat pembayaran
c. Sanksi keterlambatan pembayaran
d. Cara pengiriman barang, dan
e. Penutupan asuransi (jika ada).
4. Jaminan bank atau garansi bank (jika diminta)
5. Syarat atau ketentuan khusus:
a. Mengenai retur barang,
b. Mengenai penggantian barang atau penukaran, dan
c. Garansi barang,
d. Penyelesaian perselisihan.
6. Tempat dan waktu (tanggal) dibuat perjanjian,
7. Tanda tangan pihak-pihak yang melakukan perjanjian.
Isi perjanjian jual beli juga meliputi :
1. Subyek perjanjian jual beli
Subyek dalam perjanjian jual beli adalah pihak penjual dan pembeli yang melakukan kesepakatan jual beli.
Dalam perjanjian jual beli itu disebut nama penjual atau wakil perusahaan yang menjual dan nama pembeli atau wakil perusahaan pembeli.
Pihak penjual dalam perjanjian itu biasanya disebut sebagai Pihak Kesatu sedangkan pihak pembeli disebut sebagai Pihak kedua.
2. Alamat subyek
Alamat subyek meliputi pencantuman alamat penjual dan pihak pembeli yang dicantumkan di bawah nama masing-masing. Alamat perlu dicantumkan sebagai alamat tujuan korespondensi di antara para pihak.
3. Obyek perjanjian jual beli
Obyek dalam perjanjian jual beli adalah barang (produk) yang diperjual belikan oleh pihak penjual dan pembeli, antara lain meliputi nama jenis barang, spesifikasi teknis, warna dan banyaknya barang.
4. Peraturan perjanjian jual beli
Peraturan atau ketentuan (syarat-syarat) yang dicantumkan dalam perjanjian adalah meliputi hal-hal yang berkaitan dengan hak-hak dan kewajiban penjual dan pembeli, antara lain:
a. Cara pengiriman barang;
b. Asuransi barang dalam perjalanan;
c. Harga dan pajak terkait atas penjualan barang kena pajak;
d. Cara pembayaran
e. Klaim atas keadaan barang atau ketentuan pengembalian (retur);
f. Sanksi atau penalti atas keterlambatan kedatangan barang, dan
g. Sanksi atau penalti atas keterlambatan pembayaran.
5. Masa berlakunya perjanjian jual beli
Masa berlakunya perjanjian jual beli harus dicantumkan sebagai pedoman apakah perjanjian ini menganut satu kali atau terus menerus selama periode (periode waktu) tertentu.
6. Syarat force majeure
Syarat force majeure yaitu ketentuan khusus yang mengatur mengenai kemungkinan terjadinya situasi atau kondisi diluar kemampuan para pihak yang mkerlakukan perjanjian.
7. Tempat penyelesaian masalah
Untuk menyelesaikan perselisihan yang mungkin terjadi dan diperkirakan sulit diselesaikan, biasanya pengadilan dipilih sebagai tempat penyelesaian perselisihan.
8. Pengesahan perjanjian jual beli
Perjanjian jual beli pengesahannya dilakukan oleh kedua belah pihak yang melakukan perjanjian, yaitu dengan cara menandatangani perjanjian oleh masing-masing pihak. Dalam hal ini, disamping tandatangan dapat pula ditambah dengan cap perusahaan.
Perjanjian tersebut dibubuhi meterai senilai Rp 6.000,00 (besarnya bea meterai bisa berubah sesuai Peraturan Pemerintah/Keputusan Menteri Keuangan).
9. Tempat dan saat dibuat perjanjian jual beli
Tempat dan saat dibuatnya perjanjian oleh kedua belah pihak dapat dicantumkan pada awal kalimat perjanjian atau penutup perjanjian.
10. Sanksi dalam perjanjian jual beli
Pada hakekatnya penandatanganan perjanjian oleh kedua belah pihak sudah memadai, tidak lagi diperlukan adanya sanksi-sanksi. Perjanjian antara kedua belah pihak yang melakukan perjanjian merupakan hokum. Dalam KUH Perdata Pasal 1338 disebutkan bahwa :
“ Semua persetujuan yang dibuat sesuai dengan undang-undang berlaku sebagai undang- undang bagi mereka yang membuatnya “
Namun demikian, bila kedua belah pihak menginginkan adanya sanksi, dapat saja mengundang dua orang saksi untuk membubuhkan tanda tangan pada perjanjian tersebut. Namun demikian, akan lebih baik jika perjanjian jual beli dapat dibuat di depan Notaris.
PERALATAN DAN BAHAN
PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik job ini siswa harus sudah mempelajari teori tentang Penagihan Pembayaran.
KESELAMATAN KERJA
- Berhati-hatilah dalam mencari berkas-berkas perjanjian, apalagi tersimpan di tempat yang berisiko bagi keamanan
- Simpanlah berkas perjanjian yang penting di tempat yang paling aman
- Periksalah kembali surat perjanjian tersebut
LANGKAH KERJA
a. Saat mencari berkas perjanjian :
b. Saat mengidentifikasi isi perjanjian
c. Saat menyimpan kembali perjanjian
KESIMPULAN
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
PERTANYAAN
1. Bila dilihat dari bagian-bagiannya secara umum
a. dua bagian
b. tiga bagian
c. lima bagian
d. enam bagian
e. tujuh bagian
2. Nama serta pihak-pihak yang membuat pernyataan dalam kesepakatan surat perjanjian, terdapat dalam bagian ….
a. pembuka
b. penutup
c. ketentuan perjanjian
d. saksi-saksi
e. isi dalam perjanjian
3. Isi perjanjian kesepakatan, kesepakatan perjanjian terdapat dalam bagian ….
a. pembuka
b. penutup
c. ketentuan kesepakatan
d. ketentuan perjanjian
e. isi perjanjian
4. Nama yang mengadakan perjanjian, saksi-saksi dan tanda tangan diantara mereka yang terdapat dalam surat perjanjian, terdapat dalam bagian ….
a. pembuka d. saksi-saksi
b. penutup e. isi perjanjian
c. ketentuan perjanjian
5. Dalam surat perjanjian harus ada pernyataan kesepakatan, pernyataan tersebut berarti ….
a. kedua belah pihak sama-sama dewasa dan bertindak bebas menurut hukum
b. kedua belah pihak memilih pelerai/pengadil bila terjadi perselisihan
c. kedua belah pihak tidak mewakili pihak lain
d. kedua belah pihak setuju untuk mengadakan perjanjian
e. kedua belah pihak menyetujui pengadilan yang ditunjuk/dipilih
6. Dalam surat perjanjian harus mencantumkan domisili yang artinya ….
a. kedua belah pihak sama-sama dewasa dan bertindak bebas menurut hukum
b. kedua belah pihak memilih pelerai/pengadil bila terjadi perselisihan
c. kedua belah pihak tidak mewakili pihak lain
d. kedua belah pihak setuju untuk mengadakan perjanjian
e. kedua belah pihak menyetujui pengadilan yang ditunjuk/dipilih
7 Yang tidak termasuk bukti identitas diri, yaitu ….
a. kartu tanda penduduk d. alamat
b. surat izin mengemudi e. identitas saksi-saksi
c. paspor
8. Di bawah ini yang tidak termasuk klausa isi perjanjian adalah ….
a. nama dan jabatan para saksi
b. jangka waktu perjanjian
c. saksi-saksi
d. isi pasal yang dijanjikan
e. akibat dari perjanjian
9. Di bawah ini yang tidak termasuk dalam isi perjanjian, yaitu ….
a. nama-nama yang mengadakan perjanjian
b. tanda tangan yang membuat perjanjian
c. pernyataan kesepakatan
d. tempat dan tanggal perjanjian
e. nama dan tanda tangan saksi-saksi
10. Perjanjian jual-beli biasanya dilakukan untuk proses jual beli barang yang tidak bergerak. Contoh benda yang tidak bergerak adalah ….
a. meja, kursi dan mesin tik
b. tanah, bangunan dan rumah
c. hewan dan peralatan
d. tanah dan peralatan
e. kertas, tinta dan tip-ex
II. ESSAY
Buatlah surat perjanjian jual beli dengan data sebagai berikut :
Penjual : Dhea Rizeva SE , Manajer Penjualan PT Rizeva Utama
Alamat Jl H Mustofa III No 8 Depok
Pembeli : Dra Riane Aulia Manajer Pembelian CV Citra Insani
Alamat Jl Duren Tiga Selatan VIII No 36 Jakara Selatan
Barang berupa : Beras Import Thailand sebanyak 20 ton
Gula pasir sebanyak 50 karung (@ 50 kg)
Tepung Terigu sebanyak 100 bal (@ 25 kg)
Harga : Beras Import Rp 3.000,00 per kg
Gula pasir Rp 6.000,00 per kg
Tepung terigu Rp 25.000,00 / bal
Pengiriman : Franko Gudang Pembeli
Syarat Pembayaran : Satu bulan setelah barang diterima
Retur : Khusus barang rusak saat diterima
Asuransi : Tidak ada
Penalti - Barang terlambat datang dikenakan penalti 1% dari harga beli.
Pembayaran terlambat dikenakan penalti 2% per minggu
Tanggal kirim barang : Tanggal 23 Mei 2006; waktu kirim 4 hari kerja
Perjanjian dibuat : Tanggal 20 Mei 2006
LEMBAR PENILAIAN
MENGIDENTIFIKASI KLAUSUL-KLAUSUL PERJANJIAN
| NO. | UNSUR YANG DINILAI | PEROLEHAN NILAI | KET. | |||
| MAKS | DICAPAI | |||||
| 1 | Persiapan a. Langkah kerja b. Sikap Kerja c. Penggunaan Alat d. Keselamatan Kerja | 4 2 5 4 | | | ||
| Sub total 1 | 15 | | | |||
| 2. | Proses dan hasil kerja
| 20 20 25 20 | | | ||
| Sub total 2 | 85 | | | |||
| | TOTAL | 100 | | | ||
| Catatan : | | Jakarta, 2008 Guru Pembimbing. ..................................... | ||||
PROGRAM KEAHLIAN PENJUALAN | PELAJARAN 2 MELAKUKAN PROSES PENAGIHAN PEMBAYARAN |
| |||||
| MELAKUKAN PENAGIHAN PEMBAYARAN Kode : PDG.OO 01.037.01 Waktu : X 45 MENIT |
| ||||||
TUJUAN PEMBELAJARAN
Siswa dapat meneliti dan mencocok kembali dokumen jual beli
Siswa dapat membuat
Siswa dapat melakukan proses penagihan pembayaran baik lewat telepon maupun tatap muka langsung
TEORI PENDUKUNG
q Prosedur penagihan piutang
Prosedur mencocokan kelengkapan dan kesesuaian bukti transaksi (dokumen ) adalah sebagai berikut:
1 Bagian penagihan
a. mencocokan surat pengiriman barang (delivery order) lembar satu yang sudah diparaf pelanggan dengan surat pesanan pembelian (purchase order )
b. menyiapkan faktur penjualan rangkap lima dan faktur pajak dalam rangkap tiga,kemudian bersama dengan surat pengiriman barang (delivery order) disampaikan kepada bagian keuangan
2 Bagian keuangan
a. Meneliti kelengkapan dokumen penagihan yang terdiri dari DO, faktur pajak, faktur penjualan,surat order penjualan, dan kebenaran angka angkanya.
b. Menandatangani faktur penjualan dan faktur pajak.
c. Mengirimkan dokumen penagihan (faktur pajak, faktur penjualan, surat pengiriman barang asli, surat pesanan pembelian, surat order penjualan, dan surat penagihan).
3. Bagian akutansi
a. Meneliti apakah faktur penjualan dan faktur pajak telah ditanda tangani oleh bidang keuangan
b. Menyiapkan jurnal penjualan, kartu piutang dan kartu persediaan kemudian mencatat masing masing dokumen tersebut.
| No
1 2 3 4 5 6 | Nama Bagian Bagian Penjualan Bagian kredit(untuk perusahaan yang masih relatif kecil bagian ini biasanya dirangkap oleh bagian keuangan) Bagian Gudang Bagian pengiriman Bagian penagihan Bagian akutansi a. Bagian piutang B Bagian jurnal, buku besar, dan laporan keuangan C Kartu persediaan | Fungsi 1 Mengirimkan surat penawaran barang kepada pelanggan 2 Menerima kembali surat penawaran dari pelanggan (berupa order pembelian) 3 Menyiapkan surat order penjualan atau sales order sesuai dengan purchase order. 1 Menilai status kredit pelanggan 2 Memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan ( menyetujui atau menolak penjualan kredit kepada tiap tiap pelanggan) 1 Menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan 2 Meneliti surat pengiriman barang( DO) kartu gudang 3 Memberi paraf pada surat pengiriman (DO) dan kartu gudang 1 Berdasarkan DO,mengambil barang ke gudang 2 Menyerahkan barang atas dasar DO kepada pelanggan 3 Menyerahlkan barang kepada pembeli yang telah melunasi harga barang(transaksi penjualan tunai) 1 Membuat faktur penjualan 2 Mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan 3 Mendistribusikan copy faktur bagi kepentingan pencatatatan pencatatan transaksi penjualan 1 Mencatat piutang ke kartu piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit 2 Mencatat berkurangnya piutang karena transaksi retur penjualandan penerimaan kasdari piutang 3 Mengirimkan surat konfirmasi piutang kepada tiap tiap pelanggan 1 Mencatat transaksi penjualan ke jurnal penjualan 2 Memposting jurnal ke buku besar 1 Mencatat harga pokok barang yang dijual ke kartu persediaan 2 Mencatat harga pokok barang yang dikembalikan oleh pembeli. |
PERALATAN DAN BAHAN
1). Pesawat telepon
2). Catatan / lembar pesan /agenda/memo khusus
3). Kalender meja
4). Daftar Nomor telepon piutang perusahaan
5) Buku daftar telepon masuk
6). Alat tulis
PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik job ini siswa harus sudah mempelajari teori tentang mengidentifikasikan surat-surat perjanjian
KESELAMATAN KERJA
- Pastikan daftar nama yang akan ditagih benar
- Berhati-hatilah dalam menggunakan telepon
- Jangan salah dalam meletakkan horn / gagang telepon
- Periksalah kabel telepon
LANGKAH KERJA
KESIMPULAN
q Prosedur penerimaan uang penagihan piutang
Prosedur penerimaan uang dari hasil penjualan adalah sebagai berikut :
a. Bagian penagihan
b. Bagian kasir
c. Bagian keuangan
q Daftar pelanggan adalah customer yang menjadi rekanan (debitur) yang memakai jasa/produk perusahaan, maka sangatlah tepat disusun daftar pelanggan agar diketahui dengan jelas piutang yang akan jatuh tempo pada tanggal yang bersangkutan, yang kegunaanya adalah untuk mengetahui kapan pelanggan harus membayar, untuk itu, sebelumnya meraka diingatkan mengingatkan akan tangal jatuh tempo, sekaligus melakukan penagihan bila sudah tepat jatuh tempo.
PERTANYAAN
1. Dibawah ini pihak pihak yang terkait dalam proses penagihan piutang kecuali....
a. Kasir,yaitu bagian yang menerima cek/kas dan menyetorkarkannya ke Bank
b. Bagian penagihan, yaitu bagian yang menerbitkan faktur penjualan dan menyediakan copy faktur bagi pihak yang membutuhkan
c. Bagian akutansi
d. Bagian keuangan; yaitu bagian yamg menyetujui penerimaan kas sesuai bukti penagihan yang sah
e. Bagian gudang, yaitu bagian pengeluaran barang.
2. Meneliti kelengkapan dokumen penagihan yang terdiri dari DO, faktur pajak, faktur penjualan,surat order penjualan, dan kebenaran angka angkanya.adalah tugas bagian....
a. bagian keuangan
b. bagian penagihan
c. Bagian akutansi, yaitu bagian yang mencatat transaksi yang terjadi di perusahaan.
d. bagian pengadaan barang
e. bagian sarana prasarana
3. Mencocokan surat pengiriman barang (delivery order) lembar satu yang sudah diparaf pelanggan dengan surat pesanan pembelian (purchase order) adalah tugas bagian....
a. penagihan d. akutansi
b. gudang e. kasir.
c. keuangan
4. Menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan adalah tugas bagian ....
a. prasarana d. penagihan
b. keuangan e. gudang
c. akutansi
5. Usaha menegaskan atau meminta kepastian terhadap berita (data) yang yang diberikan, oleh bagian keuangan guna menguatkan data transaksi keuangan yang sedang berlangsung disebut....
a. konfirmasi
b. komunikasi
c. konsultasi
d. penegasan ulang
e. pencatatan pesanan pelanggan
LEMBAR PENILAIAN
MEMPERSIAPKAN DAN MENGOPERASIKAN
ALAT HITUNG
| NO. | UNSUR YANG DINILAI | PEROLEHAN NILAI | KET. | |
| MAKS | DICAPAI | |||
| 1 | Persiapan a. Langkah kerja b. Sikap Kerja c. Penggunaan Alat d. Keselamatan Kerja | 4 2 5 4 | | |
| Sub total 1 | 15 | | | |
| 2. | Proses dan hasil pekerjaan
| 20 10 10 10 | | |
| Sub total 2 | 85 | | | |
| | TOTAL | 100 | | |
| Catatan : | | | Jakarta, 2008 Guru Pembimbing. ..................................... | |
| PROGRAM KEAHLIAN PENJUALAN | PELAJARAN 3 MELAKUKAN KONTAK DENGAN PELANGGAN |
| MEMPERSIAPKAN KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN Kode : PDG.OO 01.038.01 Waktu : X 45 MENIT |
TUJUAN PEMBELAJARAN
Siswa dapat mengerti dan memahami pengertian komunikasi
Siswa dapat melakukan
melakukan kontak langsung kepada pelanggan guna penagihan pembayaran
TEORI PENDUKUNG
1 Komunikasi
Setiap hari, kita selalu melakukan komunikasi, mulai dengan diri sendiri hingga kepada sang Pencipta, Allah SWT. Bahkan sebuah penelitian mengungkapkan bahwa 70% waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi,saat melakukan komunikasi hendaknya dibangun suasana rilek dan akrab satu sama lain harus dapat mengahargai dan menempatkan diri pada posisinya masing masing tidak saling mendominasi dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan dapat menciptakan komunikasi yang komunikatif, salah satu jenis komunikasi yang sering dilakukan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi verbal.
Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal? Komunikasi verbal (verbal comunication) merupakan salah saru bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan ataupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, komunikasi lisan maupun tertulis merupakan bagian dari komunikasi verbal pengertian komunikasi lisan dan tertulis adalah
a. Komunikasi lisan
yaitu komunikasi dengan mengucapkan kata kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicarnya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal /individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melaui alat berupakomputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh(computer teleconference) tatap muka melaui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV)
b. Komunikasi tertulis,
Yaitu, komunikasi yang dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos,telegram, telexaf, fax, e-mail dan sabagainya.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:membuat dan mengirim
· Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
· Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
· Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
· Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.
· Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork).
· Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan.
· Mengadakan breafing dengan staf karyawan.
· Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manjaer operasional/lini bawah.
· Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji.
· Melakukan telecomfrence dengan pihak lain.
Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekpresikan pesan-pesannya secara nonverbal (tidak melalui tilisan atau lisan). Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan sesuatau kepada pihak lain. Sebagai contoh, jika seseorang ingin membahas suatu kejadianmasa lalu, ide atau abstraksi, dia tidak bisa menggunakan ekspresi wajah atau bahasa tubuh untuk menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal, atau dengan kata lain dia perlu menyusun kata-kata dalam suatu pola yang memiliki arti atau makna, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirimpesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan membaca atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun dalam menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan dan lisan. Sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writting) suatu pesan. Alasanya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis, penampain pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Menyinggung komunikasi, ada hal mendasar ataupun tuntutan wajib yang harus dikuasai yaitu keterampilan writing dan speaking.
Menulis bukanlah pekerjaan yang mudah. Ia bukan kerajinan tangan, melainkan koordinasi yang cermat atas pemikiran, perasaan, tangan dan rangsangan otak. Otak perlu dilatih dan diberi wawasan sebanyak-banyaknya. Dengan isi yang cukup, otak yang cemerlang akan melakukan tugas seleksi dan analisis. Oleh karena itu, untuk dapat menulis dengan baik dibutuhkan dukungan riset, bacaan, diskusi dan upaya yang memperluas wawasan (Kasali, 2000:162
Begitu juga dengan speaking. Keterampilan ini butuh latihan continue dan disiplin. Menurut Roger Ailes - Ailes Communication yang bekerja untuk beberapa nama besar dalam bidang bisnis, hiburan, dan politik di Amerika Serikat- keterampilan komunikasi terutama speaking haruslah dipelajari dan dilatih. Sehingga berbagai pesan lisan yang akan disampaikan terlihat akurat, tegas, dan jelas
Petunjuk utama kedudukan atau status seseorang adalah kemahirannya berbahasa. Kalau Anda banyak membuat salah eja, tata kalimat yang ngawur, atau pemilihan kata yang tidak sesuai, orang akan mengira Anda tidak berpendidikan. Dari situ, orang mungkin mengambil kesimpulan Anda tidak begitu pintar. Tak peduli kenyataan bahwa korelasi kemampuan berbahasa dengan tingkat kecerdasan itu rendah (terutama untuk kemampuan berbahasa asing), kebanyakan orang tetap akan mengambil asumsi tersebut.
Dalam dunia yang sempurna, setiap orang mungkin dapat menulis tanpa salah. Tapi kita tidak hidup dalam dunia yang sempurna. Sebagian orang memang tidak berbakat dalam berbahasa seperti halnya sebagian yang lain tidak berbakat melukis potret, menghitung persamaan diferensial parsial, memasang tapal kuda, atau bermain golf. Sebelum era teknologi elektronik, orang-orang yang kurang cakap menulis menutupi kekurangannya dengan melakukan sebagian besar komunikasi secara lisan.
Belakangan ini ketrampilan berkomunikasi semakin diperlukan untuk meniti tangga karir. Walaupun seseorang sudah memiliki keahlian dan kemampuan dalam suatu bidang, ketrampilan komunikasi tetap tidak bisa diabaikan., apapun keahlian anda harus dibalut oleh kepiawaian berkomunikasi. Bukti-bukti menunjukkan bahwa banyak karyawan yang pandai, mengalami keterlambatan karir karena kurang mahir dalam komunikasi.
Sedangkan orang yang kepandaiannya hanya rata-rata bisa mencapai karir yang baik karena kemahirannya dalam komunikasi. Memang, apapun pekerjaan dan profesi anda, anda tidak bisa menghindar dari komunikasi. Ketrampilan komunikasi secara personal sangat dibutuhkan dalam memuluskan tugas-tugas anda, seperti mengungkapkan ide, negosiasi, presentasi, lobbying, maupun networking. berikut ini adalah tips melakukan komunikasi lisan (verbal):
Kekuatan kata
Jangan menggunakan kata-kata yang sulit diucapkan dan dihafalkan. tetapi gunakan dengan kata-kata yang lebih mudah dicerna. Tetapi agar kata-kata anda terkesan kuat, gunakan istilah tertentu untuk memperjelas maksud anda. Untuk itu kuasai unsur-unsur bahasa, seperti sinonim, antonim, anonim, ungkapan (idiom), dan kata penghubung. Sehingga anda memiliki kosa kata yang lebih luas dan bernilai tinggi.
Ragam bahasa
Pahami dan kuasai ragam bahasa, baik yang resmi maupun tidak. Baik bahasa lisan maupun tulisan. Dan ketahuilah ragam bahasa dalam suatu kalangan kemudian gunakan bahasa tersebut di kalangan itu. Misalnya bahasa pergaulan di orang-orang perbankan berbeda dengan bahasa orang-orang penerbitan. Dengan demikian anda bisa lebih fleksibel dalam berbahasa tergantung situasi dan kondisi yang tengah anda hadapi. Menguasai ragam bahasa ini termasuk penguasaan anda terhadap bahasa asing. Paling tidak kuasailah bahasa internasional yang paling umum yaitu Bahasa Inggris. Ini akan sangat membantu kelancaran anda dalam berkomunikasi terutama dengan orang-orang asing.
Kekuatan suara
Bagaimana anda bisa berkomunikasi tanpa suara yang jelas? Maka perhatikan kualitas suara dalam komunikasi verbal. Gunakan intonasi dan nada suara, tempo, jeda, dinamika, dan ekspresi suara dengan baik dan benar. Ketika berkomunikasi, usahakan suara nafas tidak terdengar. Kontrol kualitas suara anda dengan baik. Jangan bicara dalam nada yang terlalu cepat tapi juga jangan terlalu lambat. Gunakan kecepatan suara sedang. Sehingga anda tidak kesulitan memenggal kalimat tanpa kehilangan maknanya. Dengan ekspresi suara yang jelas, kalimat-kalimat yang anda ucapkan menjadi lebih jelas dan mudah dipahami.
Hindari aksen daerah
Hindari komunikasi yang menunjukkan aksen atau logat daerah yang terlalu kental. Memang sih jika anda berasal dari daerah tertentu cukup sulit untuk menghilangkan aksennya. Tapi usahakan agar tidak terlalu dominan. Tunjukkan karakter suara yang tegas namun dengan tutur kata yang teratur serta intonasi suara yang tepat.
Menjadi pendengar aktif
Komunikasi yang efektif dapat terwujud karena adanya keseimbangan antara pembicara dan pendengar. Anda bukan hanya bisa berbicara tetapi juga harus bisa menjadi pendengar yang baik. Tentu saja menjadi pendengar yang aktif. Simak ucapan lawan bicara dengan seksama dan dengarkan dengan sensitifitas yang tinggi. Beri respon positif terhadap pembicaraan tersebut dan ungkapkan pendapat anda. Ketahui kapan anda harus berbicara dan interupsi. Jangan lupa pertahankan kontak mata. Kontak mata yang baik menunjukkan empati dan simpati anda terhadap lawan bicara
Hindarkan kata kata yang bermakna ganda
Dalam memilih kata kata untuk menyampaikan pesan pesan bisnis hindarkanlah kata kata yang memiliki berbagai pengertian,pemilihan kata kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam macam akibatnya kemungkinannya penyampaian pesan pesan bisnis tidak akan tercapai.
q Komunikasi lisan /tulisan sesuai dengan procedure perusahaan
Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writting) suatu pesan. Alasanya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis, penampain pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis mencakup antara lain surat (mcam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.
Bentuk komunikasi dari perusahaan kepada customer kepada pelangan dapat berbentuk selebaran yang disebarkan, maupun lewat media komunikasi, diantaranya melalui Telepon, internet, lisan, maupun
· Cara menyusun surat penagihan
Dalam praktek sering terjadi dengan bebagai alasan debitor tidak selalu membayar hutang pada tanggal jatuh tempo pembayarannya, upaya yang biasa dilakukan perusahaan (kreditor)untuk mengatasi hal demikian antara lain dengan pengiriman surat penagihan atau petugas bagian penagihan (colector)datang langsung ke tempat debitor, dalam hal ini apapun upaya yang dilakukan perusahaan pada dasarnya bertujuan agar piutang bertujuan agar piutang dapat diterima pembayarannya sehingga perlu memperhatikan aspek aspek obyektifitas ,etika, dan kesopanan..
Surat penagihan dapat dibuat dalam beberapa tahap penekanannya,bergantung kepada status piutang yang bersangkutan dalam arti apakah piutang yang jatuh tempo atau piutang yang telah lewat jatuh tempo.surat penagihan yang biasa dibuat perusahaan antara lain sebagai berikut :
a. Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor. Surat penagihan ini dikirimkan secara periodik kepada semua debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Bisa dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar seperti yang telah dibahas dimuka.
b. Surat tagihan yang bersifat menjelaskan. Surat penagihan ini biasanya dikirimkan kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya. Sebagai contoh, dapat dilihat pada contoh surat di bawah ini.
c. Surat penagihan yang bersifat teguran, dikirimkan apabila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan tahap kedua, biasanya disertai dengan sanksi bisnis.
PERALATAN DAN BAHAN
1). Pesawat telepon
2). Catatan / lembar pesan /agenda/memo khusus
3). Kalender meja
4). Daftar Nomor telepon
5) Buku daftar telepon masuk
6). Alat tulis
PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik job ini siswa harus sudah mempelajari teori tentang komunikasi secara langsung
KESELAMATAN KERJA
1. Berhati-hatilah dalam meanggunakan telepon
2. Jangan salah dalam meletakkan horn / gagang telepon
3. Periksalah kabel telepon
LANGKAH KERJA
KESIMPULAN
q Komunikasi verbal (verbal comunication) merupakan salah saru bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan ataupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, komunikasi lisan maupun tertulis merupakan bagian dari komunikasi verbal.
q Surat penagihan dapat dibuat dalam beberapa tahap penekanannya,bergantung kepada status piutang yang bersangkutan dalam arti apakah piutang yang jatuh tempo atau piutang yang telah lewat jatuh tempo.surat penagihan yang biasa dibuat perusahaan antara lain sebagai berikut :
·
· Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.
· Surat penagihan yang bersifat teguran,
q Klausul baku adalah setiap aturan atau ketentuan dan syarat-syarat yang telah dipersiapkan dan ditetapkan terlebih dahulu secara sepihak oleh pelaku usaha, yang dituangkan dalam suatu dokumen dan/atau perjanjian yang mengikat dan wajib dipatuhi konsumen.
q Dalam pelaksanaan penyerahan sejumlah uang dari pembeli dapat dilakukan dengan menggunakan alat pembayaran berupa :
· Uang tunai yang sah
· Cek tunai
· Bilyet giro
· Alat pembayaran lain yang dapat diterima
PERTANYAAN
1. Komunikasi dengan mengucapkan kata kata dan langsung kepada lawan bicaranya, biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal /individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melaui alat berupakomputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh(computer teleconference)yaitu....
a. komunikasi lisan
b. komunikasi tertulis
c. komunikasi kelompok
d. komunikasi masa
e. komunikasi personal
2. Bentuk komunikasi dari perusahaan kepada customer kepada pelangan dapat berbentuk selebaran yang disebarkan, maupun lewat media komunikasi, diantaranya....
a. telepon
b. pengumuman
c. wawancara
d. majalah
e. koran
3. setiap aturan atau ketentuan dan syarat-syarat yang telah dipersiapkan dan ditetapkan terlebih dahulu secara sepihak oleh pelaku usaha, yang dituangkan dalam suatu dokumen dan/atau perjanjian yang mengikat dan wajib diperhuhi konsumen adalah....
a. klausal baku
b. isi surat perjanjian
c. perjanjian kredit
d. klausal perjanjian
e. perjanjian jual beli
4. perjanjian yang sifatnya terbuka, yaitu bentuk perjanjianyang membuka kemungkinan pihak pembeli dan penjual untuk bertransaksi terus menerus (jangka panjang) tanpa harus membuat perjanjian baru adalah....
a. open contrac
b. perjanjian tertutup
c. klausal perjanjian
d. perjanjian jual beli
e. klausal baku
5. Adapun keuntungan yang dicapai dari fungsi penjualan adalah sebagai berikut, kecuali....
a. Menciptakan penjualan barang dan jasa
b. Mencari / menemukan pembeli
c. Memberi nasehat-nasehat kepada para pembeli
d. Mempertimbangkan transaksi jual beli
e. Meningkatkan harga
6. Lelang yang dilaksanakan dan ditujukan untuk orang-orang atau badan tertentu. Peserta lelang biasanya diundang secara khusus.
Misalnya : Lelang membangun gedung, lelang memasok barang disebut....
a. lelang terbuka d. penjualan tunai
b. lelang tertutup e. penjualan obral
c. gadai
7. Dalam pelaksanaan penyerahan sejumlah uang dari pembeli dapat dilakukan dengan menggunakan alat pembayaran berupa beberapa hal dibawah ini,kecuali....
a. uang kartal
b. cek
c. bilyet giro
d. kredit card
e. barter
LEMBAR PENILAIAN
KONTAK DENGAN PELANGGAN
| NO. | UNSUR YANG DINILAI | PEROLEHAN NILAI | KET. | |
| MAKS | DICAPAI | |||
| 1 | Persiapan a. Langkah kerja b. Sikap Kerja c. Penggunaan Alat d. Keselamatan Kerja | 4 2 5 4 | | |
| Sub total 1 | 15 | | | |
| 2. | Proses dan hasil pekerjaan a. Menyiapkan peralatan b. Prosedur menelpon c. Prosedur menerima telpon d. Membuat pesan telepon | 15 | | |
| Sub total 2 | 85 | | | |
| | TOTAL | 100 | | |
| Catatan : | | | Jakarta, 2008 Guru Pembimbing. ..................................... | |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar